Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Dùng Con Dấu Tròn Không ?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không còn bắt buộc phải khắc dấu tròn vật lý, vì khoản 1 Điều 43 quy định dấu của doanh nghiệp có thể là dấu khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là một trong những thay đổi đáng chú ý nhất so với giai đoạn trước năm 2021, khi con dấu tròn gần như là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể vận hành hợp pháp. Bài viết này Khắc dấu Tuấn Hoàng sẽ phân tích cụ thể quy định hiện hành và lý do vì sao phần lớn doanh nghiệp vẫn chọn khắc dấu tròn vật lý dù không còn bắt buộc.

Quy Định Về Khắc Dấu Doanh Nghiệp Theo Điều 43 Luật Doanh Nghiệp 2020

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định ba nội dung chính: dấu của doanh nghiệp bao gồm dấu vật lý khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số; doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện; và việc quản lý, lưu giữ dấu thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ do doanh nghiệp ban hành. Như vậy, xét theo câu chữ của luật, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền lựa chọn chỉ dùng chữ ký số mà không cần khắc dấu tròn vật lý nếu muốn.

Vì Sao Trước Đây Con Dấu Tròn Được Xem Là Bắt Buộc

Theo Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp vẫn có quyền quyết định nội dung, hình thức và số lượng con dấu, nhưng phải khắc dấu tròn công ty tại cơ sở khắc dấu do Bộ Công An chỉ định (chưa có lựa chọn chữ ký số thay thế như hiện nay), đồng thời có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Chính vì hầu như mọi giao dịch, hợp đồng thời điểm đó đều mặc định yêu cầu đóng dấu tròn kèm chữ ký, con dấu tròn trở thành vật dụng gần như bắt buộc phải có trên thực tế, dù bản chất pháp lý không quy định “bắt buộc” theo đúng nghĩa đen.

Doanh Nghiệp Có Thể Chỉ Dùng Chữ Ký Số Thay Cho Dấu Tròn Vật Lý Không

Về mặt pháp lý, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chỉ sử dụng chữ ký số mà không cần khắc dấu tròn vật lý, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trên môi trường điện tử, ít phát sinh giao dịch giấy tờ truyền thống. Tuy nhiên, lựa chọn này cần cân nhắc thực tế vận hành, vì không phải đối tác, ngân hàng hay cơ quan nào cũng đã sẵn sàng chấp nhận hoàn toàn giao dịch chỉ bằng chữ ký số thay cho con dấu tròn vật lý truyền thống.

Vì Sao Phần Lớn Doanh Nghiệp Vẫn Chọn Khắc Dấu Tròn Vật Lý

Dù pháp luật đã mở rộng lựa chọn, phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay vẫn ưu tiên khắc dấu tròn vật lý vì tính phổ biến, dễ sử dụng trong giao dịch trực tiếp với ngân hàng, cơ quan thuế, đối tác truyền thống, và vì thói quen giao dịch giấy tờ vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu doanh nghiệp bạn đang trong giai đoạn chuẩn bị khắc dấu tròn, có thể tham khảo thêm quy trình cụ thể trong bài viết thủ tục khắc dấu tròn cho công ty mới thành lập.

Câu Hỏi Thường Gặp

Không khắc dấu tròn có bị xử phạt không?

Không. Pháp luật hiện hành không quy định chế tài xử phạt đối với việc doanh nghiệp không sở hữu con dấu tròn vật lý, vì đây là quyền tự quyết của doanh nghiệp theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020.

Doanh nghiệp thành lập trước 2021 có bắt buộc chuyển sang dùng chữ ký số không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng con dấu tròn vật lý đã khắc trước đó, đồng thời có thể bổ sung thêm chữ ký số nếu có nhu cầu, tùy theo quyết định nội bộ của doanh nghiệp.

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương con dấu tròn không?

Có, theo quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số hợp lệ được công nhận giá trị pháp lý tương đương con dấu vật lý trong phạm vi các giao dịch điện tử theo đúng quy định pháp luật liên quan.